1. Inleiding
Het Texelfonds heeft gedetailleerde statuten waarin al veel beschreven en geregeld is. Daarnaast legt dit Huishoudelijk Reglement enkele zaken nader vast.
2. Bestuur
- Het bestuur van het fonds houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken rond het toekennen van de revenuen van het fonds.
-
In de bestuursvergaderingen worden projecten en aanvragen op volledigheid getoetst.
-
Het bestuur kan deze taak delegeren aan een commissie onder voorzitterschap van één van de leden van het bestuur. Daar waar mogelijk brengt het bestuur ook andere fondsen en aanvragers bij elkaar. Na het uitbrengen van een advies door de commissie neemt het bestuur een definitief besluit en informeert daarover de Raad van Advies.
-
Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven personen.
-
Het bestuur benoemt uit haar midden een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester zijn verenigbaar.
-
Het vergaderrooster van elk jaar wordt vastgesteld in de laatste vergadering voor het zomerreces en direct op de website gepubliceerd.
-
Het bestuur verdeelt in onderling overleg de functies, taken en portefeuilles.
-
Het bestuur kan zich laten ondersteunen door een ambtelijk secretaris en één of meerdere adviseurs.
-
Het bestuur werkt actief aan het vormgeven van transparantie en verantwoording.
-
Het bestuur legt via de website van het fonds verantwoording af.
-
Het bestuur stelt naast dit huishoudelijk reglement een beleidsplan en een communicatieplan op.
3. De Raad van Advies
-
De Raad van Advies vormt een goede afspiegeling van de Texelse samenleving en bestaat uit leden die het Texelfonds een warm hart toedragen. Leden zijn bij voorkeur inwoners van Texel met een groot netwerk. Zij zijn ambassadeurs voor het Texelfonds.
-
De Raad van Advies regelt zelf haar opvolging en de maatschappelijke vertegenwoordiging.
-
De Raad van Advies geeft bekendheid aan het fonds binnen de hele Texelse gemeenschap en waar nodig, daarbuiten.
-
De Raad van Advies fungeert als aanspreekpunt voor geïnteresseerden.
-
De Raad van Advies draagt projecten aan.
-
De Raad van Advies ondersteunt de door het bestuur geïnitieerde activiteiten.
4. Vacatures
-
In geval van vacatures start het bestuur, drie maanden voordat de zittingstermijn van het af te treden bestuurslid eindigt, een sollicitatieprocedure waarin breed gezocht wordt naar de juiste kandidaat aan de hand van een door het bestuur vastgesteld profiel.
-
Het bestuur stelt een sollicitatiecommissie van tenminste twee bestuursleden in.
-
Kandidaten die voldoen aan de profielschets kunnen door het bestuur uitgenodigd worden om solliciteren.
-
Een bestuursfunctie is niet mogelijk voor diegenen die lid zijn van het plaatselijk bestuur.
-
De sollicitatiecommissie maakt een eindverslag van de gesprekken en doet hierin, in overleg met de voorzitter, een voorstel dat voorgelegd wordt en aan het voltallig bestuur.
-
Het bestuur vermeldt het rooster van aftreden op haar website.
5. Taken van de voorzitter
-
De voorzitter bepaalt de dag, de plaats en het aanvangsuur van de vergaderingen van het bestuur.
-
De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de agenda van iedere vergadering vast en draagt er zorg voor dat punten, die door de overige bestuursleden vóór het verzenden van de uitnodiging voor een vergadering zijn ingebracht, aan de agenda worden toegevoegd.
-
De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en bepaalt de orde van de vergaderingen.
6. Taken van de ambtelijk secretaris
- De ambtelijk secretaris is belast met het verzorgen van de correspondentie van het bestuur en draagt zorg voor de archivering van alle stukken.
- De ambtelijk secretaris stelt van elke bestuursvergadering notulen, een actielijst en een besluitenlijst op en draagt er zorg voor dat de notulen, de actielijst en de besluitenlijst ter vaststelling voor de eerstvolgende vergadering worden geagendeerd.
- De ambtelijk secretaris zorgt voor tijdige verzending van de adviesaanvragen naar de Raad van Advies.
7. Taken van de secretaris
- De secretaris vervangt de ambtelijk secretaris tijdens diens afwezigheid.
- De secretaris voert het dagelijks secretariaat.
- De secretaris draagt zorg voor alle ingekomen posstukken. De secretaris zorgt ervoor dat ingekomen post op de agneda komt of worden ingebracht als ingekomen stukken.
- De secretaris fungeert als tussenpersoon tussen bestuursleden en aanvragers van projecten.
- De secretaris ondersteunt de ambtelijk secretaris en voorzitter bij de voorbereiding van de vergaderingen.
- De secretaris bereidt beleidsnotities voor.
8. Taken van de penningmeester
- De penningmeester voert het financiele beheer van de stichting met inachtneming van de regels die hiervoor door het bestuur zijn vastgesteld.
9. Strategie
Het bestuur ontwikkelt een beleidsplan voor het uitwerken van de missie, de doelstelingen en de visie. Eén van de hoofdlijnen is het benadrukken van het lokale karakter van het fonds. Daarnaast zorgt het bestuur voor een communicatieplan waarin wordt beschreven hoe het fonds zich profileert. Een communicatieplan omvat in elk geval de volgende bepalingen:
-
- het onderhouden van contacten met de bevolking om informatie over ontwikkelingen in de samenleving te verzamelen
- het onderhouden en informeren van geinteresseerden via de website
10. Kwaliteitsbewaking
Het bestuur werkt voortdurend aan kwaliteitsbewaking. Interne procedures zijn vastgelegd in dit huishoudelijke reglement. Externe procedures liggen vast in de aanvraagprocedure en het evaluatie- en monitoring systeem dat in elk geval de volgende bepalingen bevat:
-
- financiele en sociale rapportage
- omschrijving van de maatschappelijke doelen
- voortgangsevaluatie
- verbeterpunten voor nieuwe projecten
11. Wijzigen van dit document
Dit huishoudelijk reglement kan door het bestuur worden gewijzigd. Over wijzigingen van dit huishoudelijk reglement worden de leden van de Raad van Advies vooraf geïnformeerd.
12. Onvoorziene situaties
In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter, na overleg met de overige bestuursleden.
13. Inwerkingtreding
Het huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van de dag volgend op de dag waarop het bestuur het huishoudelijk reglement heeft vastgesteld.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 8 juni 2010
Mevrouw C.L. Groen, bestuurssecretaris
De heer A. Albers, voorzitter
